劳动合同/离职协议签署场景最佳实践

更新时间:2021/06/17 18:14:59

一、最佳实践概述

   适用场景

适用于在企业办公系统中集成电子签章。本实践可指引企业开发者快速接入电子签名产品,实现企业员工在在线签署劳动合同/离职协议等

   适用产品

二、开发前准备步骤

开发者在对接时,需注意:

  • 代开发能力:开发者对应的企业在e签宝官网进行实名注册,并成为e签宝的“生态伙伴”后,即具备代其他企业客户开发的能力,开发者可以基于其他企业客户的业务场景进行对接开发,请点击参考对接
  • 自研开发能力:开发者对应的企业在e签宝官网进行实名注册后,即具备自研开发能力,开发者可以基于自己企业的业务场景进行对接开发。

   沙箱环境使用说明

1、开通沙箱环境

使用e签宝企业账号登录e签宝开放平台(https://open.esign.cn),进入【控制台】-【沙箱服务】后即可开通沙箱环境,获取沙箱环境开发调试权限。

2、创建沙箱应用

开发者登录e签宝开放平台,进入【沙箱服务】创建沙箱应用,用于开发调试。

3、配置沙箱应用IP白名单

开发者登录e签宝开放平台,进入【沙箱服务】找到对应沙箱应用配置IP白名单。沙箱应用配置IP白名单后即可进行API接口集成和调试。


   转正式环境使用说明

点击查看 转正式环境操作说明

4、创建正式应用(正式环境上线前准备)

API接口集成调试完毕,开发者登录e签宝开放平台,进入【正式服务】创建正式应用,用于线上生产使用。

5、配置正式应用IP白名单(正式环境上线前准备)

开发者登录e签宝开放平台,进入【正式服务】找到对应正式应用配置IP白名单。正式应用配置IP白名单后即可在线上生产使用。

6、激活套餐正式上线(正式环境上线前准备)

在计划上线日的前2天开发者应联系e签宝工作人员进行报备,以便e签宝安排人员协助上线操作配置套餐。

三、劳动合同/离职协议签署流程

1、企业HR将员工要签署的劳动合同/离职协议以及员工的个人信息提交到企业办公系统,并通过内部业务审核,确认信息无误;

2、审核流程通过后,企业办公系统自动发起劳动合同/离职协议的签署任务;

3、签署流程开启后,会按照前述流程设定的签署顺序执行签署任务,e签宝会自动发送签署通知到员工的短信或者邮件;

4、员工接收到签署通知后,查看文件信息并进行盖章签署;

5、在提交签署时,e签宝自动校验员工的实名状态,如果未实名,会跳转实名认证页面,引导员工通过刷脸等方式完成实名认证;如果已经实名,会跳转到意愿认证页面,引导员工通过刷脸等方式完成意愿认证;

6、认证完成之后,自动进入“签署完成”页面,并重定向跳转到企业指定h5页面;

7、e签宝在接收到员工签署完成的状态后,自动完成企业盖章(办公系统也可以在接收到e签宝返回的员工签署完成状态的异步通知后,再次发起企业自动盖章签署);

8、企业办公系统会接收到e签宝通过异步方式发送的“企业签署完成”通知,并将当前已经签署完成的签署流程进行完结归档,归档后,同时会接收到e签宝通过异步方式发送的“签署流程完结归档”通知;

9、归档后,e签宝会自动将签署完成的通知发送到员工的短信或者邮件,员工可通过短信或者邮件进行查看并下载签署后的劳动合同/离职协议;

10、归档后,企业办公系统将下载并保留签署后的劳动合同/离职协议,同时支持员工登录企业办公系统进行查阅。

11、合同签署全过程也同时存证到e签宝服务端,如遇法律纠纷,后续可以申请出证。

<劳动合同/离职协议签署流程>

四、电子签名SaaS API 标准版接入概述

步骤一:创建签署账号

-----创建签署账号API接口-时序图-----

1、创建个人签署账号

接口说明:开发者为员工创建一个签署账号(创建过程即为申请CA数字证书过程,开发者无需另行申请证书),一个人(同一用户唯一标识、姓名和证件号)仅需要创建一次签署账号即可,请妥善保管个人签署账号accountId。

API接口文档链接:创建个人签署账号

步骤二:创建待签署文件

-----创建待签署文件API接口-时序图-----

1、通过上传方式创建文件

接口说明:开发者通过接口为待签署文件创建fileId和用于上传文件的uploadUrl。同一个待签署文件只需要创建一次且只需要上传一次,请妥善保管待签署文件fileId。

API接口文档链接:通过上传方式创建文件

2、文件上传

接口说明:通过上述接口返回的uploadUrl作为请求地址,将文件上传到e签宝服务端,用于后续接口发起签署流程时使用。

API接口文档链接:文件流上传方法

3、查询文件实际上传状态

接口说明:开发者通过接口可以查询文件的实际上传状态,根据接口响应的status判断。

API接口文档链接:查询文件状态

步骤三:发起签署流程

-----发起签署流程API接口-时序图-----

1、一步发起签署

接口说明:开发者通过该接口为员工及自身企业发起签署。此接口为整合接口,聚合了签署流程创建,关联待签署PDF文件以及附件,设置签署区等分步的接口。支持多方签署,签署方信息以及签署文件信息都是数组可以添加多个。支持设置流程自动开启、自动归档。

API接口文档链接:一步发起签署

注意:

1.建议设置自动开启流程,autoInitiate设置true,如未设置则需要单独调用【签署流程开启】接口。

2.自动归档流程可以按需设置,如设置了自动归档(autoArchive设置true),当流程中所有签署任务完成后,流程自动结束,不可撤回。


2、获取签署地址(可选)

接口说明:开发者通过该接口获取员工的签署/预览链接地址

API接口文档链接:获取签署地址


3、签署流程归档(可选)

接口说明:开发者接收到员工签署完成的异步通知状态后,可调用该接口归档(结束)当前签署流程。

签署完成异步通知参数说明:签署人签署完成回调通知

API接口文档链接:签署流程归档


4、流程文档下载

接口说明:开发者接收到前述流程结束(归档后触发)的异步通知状态后,可调用该接口下载签署后的文件。

签署流程结束异步通知参数说明:流程结束回调通知

API接口文档链接:流程文档下载

五、注意事项

1、通过一步发起签署添加的签署文件,将按照正常计费模式扣除合同份额;如果添加的文件只是给签署人阅读,不做签署,建议将该文件以附件的形式进行添加。

2、如果文件有一些不固定内容需要客户或者内部填写,比如:甲乙方姓名、身份证、时间等信息,那么签署文件需要使用模版方式生成,具体参考 《PDF模板文件3种制作说明文档》

3、《关于“电子签名 SaaS API 标准版”文件名称新增特殊字符限制的通知》

4、《关于“电子签名 SaaS API 标准版”发起的签署流程所支持的文件大小规则说明》